Effective writing


На прошлой неделе был на тренинге об эффективной письменной коммуникации. Решил написать пару пунктов сюда - мало ли кому понадобится, да и сам не забуду..



Несколько пунктов, влияющих на то, как должно быть написано письмо:






WHO       HOW
Позиция и авторитет Тон письма:
подчиненый - > начальник
начальник - > подчиненый
равный к равному
Количество знаний о теме сообщения Степень детализации информации
Отношение к теме письма Положительное, отрицательное, нейтральное
Суть сообщения Какие факты нужно упоминать и в каком количестве?

В зависимости от отношения используется разная структура сообщения. В начале говорим информацию, если отношение положительное, затем объясняем/уточняем (дедуктивная структура). В начале объясняем/описывает/приводим доводы, а потом сообщаем новость, если отношение отрицательное (индуктивная структура).

Процесс, который проходит сообщение:



  1. Привлечение внимания
  2. Понимание
  3. Согласие
  4. Дествие

На каждом из этапов отсеивается порядка 10%. Итого, будет хорошо, если только 67% (0,9*0,9*0,9*0,9) посланных сообщений дойдут до стадии Действие - цели письма.

У каждого запроса/письма должна быть цель достигнуть Действия получателя. Бездействие - это одна из форм действия (например, Вас не уволили - какое приятное бездействие)

Формальность и "сила" :
Любое письмо может быть:
- формальным и неформальным, а так же стоять на какой-то из ступеней между.
- сильным и нейтральным (речь идет об эмоциональной выраженности и присутствии "сильных" прилагательных - очень, весьма, жизненно необходимо, вопрос жизни и смерти, а то мне кирдык :)

"Ты"-перспектива:
Вы можете писать с точки зрения вашей выгоды, ваших результатов, либо с точки зрения результатов и выгоды получателя - результат совершенно разный в итоге. (Для того, чтобы понять как вы пишите, подсчитайте количество местоимений Я и Ты в ваших письмах :)

Ещё говорили о:
- культуре/национальность получателя (линейно-активная, мульти-активная, реактивная) и её влиянии на восприятие информации
- как говорить "нет" politely
- о 3S (Short, Simple, Specific) и 5H+W (Why, Where, What, Who, When + How )
- многом-многом другом

Не думаю, что тренер попадет на мой блог, но все равно говорю ему спасибо.
Тренер: Сергей Кузин

Из-под пера Maksim Grinevich

Тэги: , , ,
Нашли ошибку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите Ctrl + Enter.

Ещё по данной теме:


0 ответов, оставьте свой...: