Effective writing
четверг, мая 20, 2010На прошлой неделе был на тренинге об эффективной письменной коммуникации. Решил написать пару пунктов сюда - мало ли кому понадобится, да и сам не забуду..
Несколько пунктов, влияющих на то, как должно быть написано письмо:
WHO | HOW | |
Позиция и авторитет | Тон письма: подчиненый - > начальник начальник - > подчиненый равный к равному | |
Количество знаний о теме сообщения | Степень детализации информации | |
Отношение к теме письма | Положительное, отрицательное, нейтральное | |
Суть сообщения | Какие факты нужно упоминать и в каком количестве? |
В зависимости от отношения используется разная структура сообщения. В начале говорим информацию, если отношение положительное, затем объясняем/уточняем (дедуктивная структура). В начале объясняем/описывает/приводим доводы, а потом сообщаем новость, если отношение отрицательное (индуктивная структура).
Процесс, который проходит сообщение:
- Привлечение внимания
- Понимание
- Согласие
- Дествие
На каждом из этапов отсеивается порядка 10%. Итого, будет хорошо, если только 67% (0,9*0,9*0,9*0,9) посланных сообщений дойдут до стадии Действие - цели письма.
У каждого запроса/письма должна быть цель достигнуть Действия получателя. Бездействие - это одна из форм действия (например, Вас не уволили - какое приятное бездействие)
Формальность и "сила" :
Любое письмо может быть:
- формальным и неформальным, а так же стоять на какой-то из ступеней между.
- сильным и нейтральным (речь идет об эмоциональной выраженности и присутствии "сильных" прилагательных - очень, весьма, жизненно необходимо, вопрос жизни и смерти, а то мне кирдык :)
"Ты"-перспектива:
Вы можете писать с точки зрения вашей выгоды, ваших результатов, либо с точки зрения результатов и выгоды получателя - результат совершенно разный в итоге. (Для того, чтобы понять как вы пишите, подсчитайте количество местоимений Я и Ты в ваших письмах :)
Ещё говорили о:
- культуре/национальность получателя (линейно-активная, мульти-активная, реактивная) и её влиянии на восприятие информации
- как говорить "нет" politely
- о 3S (Short, Simple, Specific) и 5H+W (Why, Where, What, Who, When + How )
- многом-многом другом
Не думаю, что тренер попадет на мой блог, но все равно говорю ему спасибо.
Тренер: Сергей Кузин